Mantenha em ordem seu Cadastro de Clientes e Fornecedores, e evite riscos fiscais no envio de seus arquivos do SPED Fiscal e NFe... experimente nossos serviços!

(B) Sobre o uso do Portal de Serviços KeyConsultas-web

Esclareça aqui suas dúvidas iniciais sobre o uso do Portal de Serviços KeyConsultas-web, e entenda como ele pode contribuir para a Governança dos seus processos de Cadastro de forma rápida e simples:

 

Como é cobrado o serviço de Consultas em Lotes do KeyConsultas-web?

Pelo uso do Portal de Serviços é cobrado como um valor fixo mensal por usuário, mais um valor proporcional pelo volume de consultas de registros em lotes.

Para definir o valor do serviço, estima-se um volume de consultas mensal a partir da necessidade de demanda do usuário, considerando o volume de registros, e os serviços consultados (ex.: Receita Federal e Sintegra Estadual por CNPJ).

Sobre esta demanda estimada adimitimos uma sazonalidade mensal de até 15% para cima ou para baixo, desde que a média mensal apurada trimestralmente se mantenha conforme o volume contratado.

O serviço pode ser contratado para um saneamento pontual inicialmente, e posteriormente para períodos de uso por 30, 60, 90 dias, ou por 12 meses.

O usuário poderá executar as suas consultas a qualquer momento, com a periodicidade que desejar, diariamente, semanalmente, ou mensalmente, até o limite máximo do volume contratado no mês.

 

Como gerar o arquivo ORIGEM da base cadastral em formato CSV?

O processo de extração de dados de sua base para um arquivo externo dependerá do seu Banco de Dados, mas esta é uma questão muito simples para sua equipe de TI resolver.

O importante é que estes dados sejam exportados dentro do formato padrão exigido para o arquivo ORIGEM. Entre em nossa área de DOWNLOADS (acesso registrado) e baixe o arquivo modelo.

Se alguns dados solicitados não estiverem disponíveis na sua base, mantenha a posição da coluna, e deixe os dados correspondentes sem preenchimento. Apenas os dados obrigatórios serão necessários para o processamento das consultas.

Pode ser mais fácil gerar a primeira exportação da base em formato do Excel (XLSX) para conferir a ordem das colunas e seus correspondentes títulos em conformidade com nosso modelo ORIGEM. Em seguida salve o arquivo Excel em formato CSV.

Se for aberto o arquivo por meio de um editor de arquivo texto (notepad), você notará que os caracteres estão separados por ponto e vírgula, um formato moderno do arquivo CSV.

Está gerado o arquivo ORIGEM do lote de registros para ser enviado pela internet ao Portal KeyConsultas-web.

 

Porque o Portal não trabalha com o upload do arquivo ORIGEM em formato XLS?

Preferimos o formato CSV para importação dos dados de sua tabela origem por uma questão de segurança, e também para reduzir o consumo de tempo no upload até o nosso Portal.

Por outro lado, o arquivo de RETORNO será devolvido em formato excel (XLSX) devido à facilidade de análise e manipulação dos dados que assim se oferece ao usuário.

Não se preocupe com a segurança neste caso. Nosso arquivo de RETORNO não possui nenhuma macro executável, e é gerado de forma segura em nossa plataforma.

Entre em nossa área de DOWNLOADS (acesso registrado) e baixe um arquivo modelo que ilustra o formato deste RETORNO.

 

Podemos fazer algumas alterações nas posições das colunas ou em seus nomes?

O Portal sempre procurará no arquivo ORIGEM as colunas obrigatórias para as consultas que precisará fazer automaticamente.

Se estas colunas OBRIGATÓRIAS não estiverem presentes no arquivo CSV, um erro será gerado na carga da Ordem de Serviços e ela não será criada.

Todas as colunas opcionais podem ser omitidas, assim como nome ou posição destas podem ser alterados sem prejuízo.

Porém, se alguma coluna opcional não corresponder ao título do arquivo padrão, não será possivel realizar a marcação de cores que resulta da comparação entre os dados ORIGEM e os dados obtidos na consulta da Receita Federal, que tomamos como referência oficial para os dados cadastrais de Endereço, e Razão Social por exemplo no caso de CNPJ.

 

Os dados podem conter máscaras ou caracteres não numéricos como no CNPJ, CPF ou IE?

Os dados podem conter conter máscaras de formatação como no caso do CNPJ ou CPF (caracteres gráficos como /. -), pois a versão atual do sistema ignora estes casos, e trabalha apenas com os caracteres numéricos da string.

Apesar disso, o ideal é que na coluna de CNPJ haja uma string numérica com 14 caracteres, e na de CPF uma string numérica com 11 caracteres. Os ZEROS à esquerda caso faltem também são preenchidos pelo nosso sistema.

IMPORTANTE: no caso do campo IE é exigido uma sring numérica em formato TEXTO contendo a quantidade de caracteres exigido pelo Sintegra Estadual. A string da IE será validada pelas regras de cada Sintegra: http://www.sintegra.gov.br/insc_est.html 

Vale lembrar também que o arquivo de consultas de CNPJ deve ser diferente do arquivo para CPF.

 

O que fazer se o Portal retormar uma mensagem de ERRO após o uploado do arquivo ORIGEM?

Estas mensagens de erro normalmente se devem a algum erro na estrutura de dados de seu arquivo ORIGEM, como a falta de uma coluna obrigatória, ou nome da coluna diferente do padrão, ou fora da ordem esperada.

Outro erro apontado é o uso de dado considerado chave da consulta com erro estrutural, como letras no campo de CNPJ, ou o uso de " ; " dentro de uma string de um campo da tabela.

Em qualquer caso será gerada uma mensagem indicando a linha de seu arquivo ORIGEM que apresenta o erro, para que o usuário o trate antes de gerar sua ordem de serviços, e suba novamente o arquivo sem erros.

 

Quanto tempo leva para o KeyConsultas-web processar um lote de 10.000 registros?

Uma vez realizado o upload de um arquivo ORIGEM (CSV) sem erros, uma Ordem de Serviços será gerada, e entrará numa fila de processamento que iniciará dentro de uma janela de 5 minutos ou menos.

A partir daí, o tempo necessário para processar as consultas dependerá da quantidade de registros da base ORIGEM, a quantidade de websites oficiais alvo de Consulta, e do tempo de resposta de cada website no momento do processamento.

O tempo médio de respostas da Receita Federal por exemplo tem sido historicamente de 5 a 10 segundos, mas o Sintegra de alguns Estados e a PMSP por exemplo, oferecem tempos mais dilatados, em média de 15 segundos.

Trabalhamos com uma média operacional de até 3.000 consultas de CNPJ na RFB por hora, mas esta marca pode mudar dependendo das consultas de Sintegra Estadual envolvidas na demanda.

Casos de falha numa consulta implicam em ciclos de até 5 tentativas de consultas em uma janela de até 2 horas, dependendo do tipo de falha (ex.: Sintegra fora do ar).

A indisponibilidade dos sites oficiais sempre afetará o prazo de entrega do processamento como um todo.

 

Como sabemos se o lote do arquivo ORIGEM ja foi processado?

O Portal de Serviços KeyConsultas-web enviará uma mensagem de e-mail ao usuário cadastrado para informar da conclusão do procesamento de seu lote de registros.

Também há um painel que indica o status do processamento do lote de registros, para que o usuário possa estimar quanto tempo resta para o trabalho de consultas ser concluído, ou saber da indisponibilidade de algum dos websites alvo que fazem parte do processamento.

Casos de consultas com erro durante o processo podem também ser reconsultados a partir de um comando manual do usuário.

 

Como fazer para inlcuir novas consultas públicas no processo de Consulta Customizada?

O Portal KeyConsultas atende à uma variedade de Consultas em Lote de registros além da Consulta Básica para Saneamento Cadastral, como:

- Consulta Simples Nacional; Consulta Suframa pela Inscrição ou pelo CNPJ; Consulta Ibama CNPJ ou CPF; Consulta IM na PMSP ou Rio de Janeiro;

- Consulta Sintegra pela IE; Consulta Sintegra pelo CPF (17 UFs); Consulta Sinegra pelo CNPJ;

- Consultas do eSocial, consultas de chave de NFe no Portal Nacional, etc.

Havendo viabilidade técnica e comercial, poderemos incluir novos websites na oferta da Consulta Customizada do KeyConsultas-web.

 

Como analisar os casos de situação cadastral diferentes de ATIVO/HABILITADO?

A pasta SANEAMENTO no arquivo Excel de Retorno é a principal pasta de trabalho, que contém o resultado de todas as consultas realizadas no lote.

Nela, os casos graves de inaptidão da situação cadastral estão marcados em fundo ROSA, e os casos que sugerem analisar estão em fundo AMARELO, o que é uma sinalização visual auxiliar para chamar a atenção do usuário.

Também estará sinalizado em fundo AMARELO as não conformidades de ENDEREÇO e NOME/RAZÃO SOCIAL dos dados da Receita Federal (base oficial) quando estes não estiverem exatamente idênticos aos dados informados na tabela ORIGEM da sua base cadastral.

Nos casos de restrições graves de uso do registro, além da situação cadastral informada, marcamos em fundo ROSA a IE e o CNPJ (ou CPF) que apresentaram situação de inaptidão para operações mercantis com a NFe, como:

- NÃO HABILITADA, INATIVA, BAIXADA, SUSPENSA, CANCELADA, INAPTA, etc.

Também considerar os eventuais registros cujo processo de consulta automatizada apresentou ERRO. Todos estes registros devem ser bloqueados no cadastro para evitar seu uso até que sejam consultados, ou tratados eventuais casos de exceção.

 

Como analisar os casos de Multiplas IE obtidas para um mesmo CNPJ ou CPF?

Ao consultar o Sintegra Estadual pelo CNPJ ou CPF, o resultado pode ser MULTIPLAS IE. Cada IE pode ter uma situação cadastral distinta das demais IE identificadas. O usuário precisa analisar cada caso, e escolher a IE que estiver mais adequada à sua operação mercantil com o Cliente/Fornecedor.

Tal escolha recomendamos ser tomada a partir da análise da atividade econômica no cadastro da Receita Federal, versus a da IE no Sintegra. Em último caso, vale consultar o Cliente/Fornecedor com apoio do Dep. Fiscal.

Recomendamos suspender operações num primeiro momento os registros que apresentam Multiplas IE Hablitadas ou Não Habilitadas, enquanto as análise de cada caso estiver em andamento, para evitar riscos fiscais.

 

O que signfica ERRO após várias tentativas de consulta no arquivo RETORNO?

Um ERRO se deve à falhas durante o processo automatizado de consultas. Por exmplo, quando o CAPTCHA informado não corresponde à imagem.

Outra possibilidade é quando no ato da consulta de um CNPJ/CPF o website oficial apresentou alguma falha (por ex.: instabilidade) ou quando retornou uma mensagem inválida como resposta á consulta.

De qualquer modo, prevemos algo em torno de 5% a 15%% de reconsultas no volume mensal contratado pela sua empresa para compensar estes erros operacionais.

Após baixar o arquivo de RETORNO, separe os casos de ERRO de consultas CNPJ ou IE, gere novo arquivo de ORIGEM reduzido, e submeta ao Portal para gerar uma nova Ordem de Serviços complementar.

Antes de reprocessar os casos de erro, consulte manualmente no site alvo para eliminar a hipótese de problemas do lado do site consultado.

 

O que signfica a mensagem "CNPJ não Cadastrado" ou "Não encontrado" nas consultas do Sintegra?

No rocesso de saneamento a consulta ao Sintegra Estadual se dá pelo CNPJ, e na pasta SANEAMENTO haverá uma coluna de codigo de erros e mensagemd e erro. Consideramos Erro quando não obtemos um certificado de Cadastro válido, mas nem sempre este erro é uma falha de consulta. Veja estes exemplos:

Contribuinte não sujeito ao ICMS: esta resposta é dada por alguns Sintegras Estaduais, como SP e DF por exemplo. Significa que o Contribuinte é ISENTO, como cosequência da atividade econômica que ele exerce no Estado. Logo, não haverá IE, nem dados cadastrais naquele Sintegra.

Contribuinte não cadastrado no Estado. Esta resposta é mais comum na maioria dos Sintegras Estaduais, e sigifica apenas que naquele Sintegra não consta cadastrado o CNPJ consultado como Contribuinte do ICMS. Numa conclusão imediata, podemos pensar que se trata de Contribuinte ISENTO.

Para ter certeza do caso de ISENTO recomendamos que se analise o Código CNAE principal e secundário cadastrados na Receita Federal. Se a atividade econômica exercida não obriga ao cadastro no Sintegra Estadual como Contribuinte do ICMS, então ele é mesmo ISENTO.

Consulte seu Dep. Fiscal para obter a orientação adequada sobre o que fazer constar no seu cadastro. Há Estados que recomendam deixar em BRANCO o campo da IE na emissão da NFe, e outros que recomenda fazer constar ISENTO. 

 

Como aprender a utilizar todas as funcionalidades do Portal de Serviços?

O Portal de Serviços KeyConsultas-web é muito simples ne utilizar, e possui uma interface intuitiva.

De qualquer modo, um breve treinamento de meia hora será suficiente para instruir um usuário novo na utilização de todos os seus recursos.

Além disso, oferecemos um Guia do Usuário que orienta a todos nas análises do Saneamento Cadastral.

 

Caso haja falhas do sistema, ou dúvidas, como obter suporte técnico?

Estamos atualizando o nosso aplicativo de Suporte Técnico para oferecer-lhe um canal web de registro de incidentes e esclarecimentos de dúvidas.

Até lá, envie um e-mail para O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo. e inicie o campo de assunto com "SUPORTE:", para evitar o filtro da caixa anti-spam.

 

É possível fazer integração do serviço com meu ERP/CRM via webservice?

Sim. A integração com ERP via o nosso Webservice oferece uma grande variedade de opções que dependem basicamente dos processos do cadastro que dispararão as consultas aos dados nas bases oficiais.

Também dependerá do ERP/CRM, e do fluxo de negócios. A integração do ERP/CRM ao webservice permite disparar consultas públicas às bases oficiais "on line" e em "real time" em todos os processos que utilizam o registro de cadastro de Clientes ou Fornecedores.

O uso do KeyConsultas-webservice exige certo planejamento e algum esforço de desenvolvimento para integração com o ERP/CRM.

Consulte a KeySupport Consultoria sobre esta possibilidade, e ajudaremos a definir o escopo desta integração.

 

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Regras de dados do SPED

regras 1 64x64Dados do cadastro devem atender certos requisitos de formatação para evitar problemas de validação no envio de arquivos do SPED. Este é o papel da higienização de dados no saneamento do cadastro. Saiba mais...

Análises para o Saneamento

analises 1 64x64O KeyConsultas-web retorna uma comparação de dados entre a base de origem e as bases oficiais consultadas. A análise deste resultado define o arquivo de importação que atualiza o cadastro.
Saiba mais...

Riscos Fiscais e Multas

alerta 1 64x64Erros de dados no cadastro resultam em riscos fiscais, como na apuração indevida de créditos fiscais, operação com Cliente em situação inapta no Sintegra, além de perdas operacionais e comerciais.
Saiba mais...