Os dados cadastrais obtidos de fontes externas (site da Receita Federal) podem eventualmente conter caracteres especiais (- . & / ç), acentuação e espaços duplos.

Além disso, o limite de caracteres permitidos para Razão Social pela Receita Federal é de até 144, bem superior ao limite do ERP, ou dos arquivos SPED (60 caracteres). Veja:

1.1 Inscrição da Entidade (Matriz) – Eventos 101, 103, 105, 106, 107 e 110

O nome empresarial a ser cadastrado no CNPJ deve corresponder fielmente ao que estiver consignado no ato constitutivo da entidade, admitindo-se abreviações somente quando ultrapassar 150 caracteres.

fonte: http://www.receita.fazenda.gov.br/pessoajuridica/cnpj/tabelas/documentoseventos.htm

Para resolver este problema criamos um serviço que padroniza os campos de dados do cadastro em conformidade com o SPED, e executa um tratamento de abreviaturas automatizado.

Utilizamos nossa exclusiva DLL do Abreviador para padronizar e abreviar campos de registros cadastrais a partir de um grupo de  dicionários com 8.500 palavras, e a seleção de até 7 regras parametrizáveis de abreviatura.

Os seguintes campos são Padronizados, Higienizados e Abreviados pelo Sistema KeyCad-abreviador:

• NOME/RAZAO SOCIAL; FANTASIA;
• LOGRADOURO; COMPLEMENTO; BAIRRO; MUNICIPIO

Os seguintes campos são apenas Padronizados e Higienizados:

• CNPJ/CPF; NUMERO; CEP

São três opções de uso do serviço de Padronização de Abreviaturas:

1. O Portal KeyCad-abreviador: portal para processamento em lote de até 10.000 registros por Ordem de Serviço.
   Normalmente utilizado como finalização do projeto de Saneamento Cadastral.
   Usuário padroniza por Ordem de Serviços o uso de regras aplicadas e a meta de cada campo.
   
   
2. A DLL do Abreviador: biblioteca de função exclusiva para integração em sistemas baseados em Windows.
   Uso local da função integrada aos sistemas de cadastro, licenciada por CNPJ e por Sistema.
   Oferece flexibilidade na implementação de todas as regras e dicionários de abreviaturas.
   
   
3. O KeyCad-webservice: Webservice Abreviador disponivel para integração com sistemas externos de cadastro.
   Utiliza REST/JSON ou SOAP XML, e é contratado por período de assinatura anual.
   Seleção de regras de abreviatura e de dicionarios customizados exclusivos se dá na chamada ao serviço.

O Webservice Abreviador pode ser usado em conjunto com nosso Webservice de automação de consultas cadastrais, sempre que os dados obtidos ultrapassam os limites de caraceteres da base no ERP/CRM.

Consulte-nos sobre a modalidade de contratação que melhor atenderá sua demanda.

Regras Gerais para Abreviaturas

Não existem regras oficias para padronizar abreviaturas, então seguimos algumas melhores práticas:

• Não abreviar palavras com menos de 5 letras, exceto quando seu uso é regulamentado, por ex.: São = S, Dom = D, Rua = R
• Reduzir os caracteres na palavra até o limite que não prejudique seu significado no contexto de uso, e nunca para menos de 3 letras.
• Palavras abreviadas são terminadas geralmente em consoantes, exceto em casos de senso comum ou uso regulamentado, por ex.: DRA, STO, DEPTO
• Abreviaturas não tem gênero feminino nem plural, exceto quando fizer sentido no contexto de uso, e então terminam em “A” ou “S”, por ex.: DRA, PROFA.
• Abreviar da direita para a esquerda na palavra, exceto em casos de uso comum ou padronizado, por ex.: Departamento = DEPTO
• Manter abreviaturas de domínio público, ex.: Mensagem = MSG, Marketing = MKT
• Nunca abreviar NOME PROPRIO das pessoas. Nomes do meio são reduzidos à primeira letra se necessário, por ex. João Paulo Antunes da Silva = JOAO P A DA SILVA

Premissas de Padronização e Abreviação do Sistema:

• O Sistema trabalha com uma META informada para cada campo como quantidade máxima de caracteres;
• Todos os campos passam antes por uma padronização de carateres conforme exigido para arquivos do SPED (higienização de dados);
• As abreviaturas de palavras conhecidas são definidas por dicionários customizáveis (até 8.500 palavras);
• O uso das regras de abreviatura (até 7) é parametrizável pelo usuário, e aplicadas em ordem sequencial em cada palavra do campo;
• Opção pelo Webservice do Abreviador permite alterar a ordem das regras e usar dicionários exclusivos customizados;
• As regras de abreviatura são aplicadas apenas quando necessário reduzir a quantidade de caracteres, até atingir a meta definida pelo usuário;
• Aplicam-se a regra seguinte na medida em que as regras anteriores não atingem a meta.
• Preserva-se ao máximo a informação original: uma vez atingida a meta de caracteres por uma regra, suspende-se a execução das regras seguintes.
• O objetivo do processo é eliminar ou reduzir a necessidade de análise humana na abreviatura do campo.

O serviço de padronização de abreviaturas pode ser contratado temporariamente para concluir o processo de Saneamento Cadastral (KeyCad-abreviador) ou anualmente (Webservice) para integrar em sistemas que suportam processos cadastrais.

Se preferir, adquira a DLL do Abreviador para integrá-la em seus sistemas de cadastro, e usar esta função dinamicamente.