Uma vez obtidos os dados um processo de Consulta em Lote de CNPJ aos websites oficiais da Receita Federal e Sintegra, o usuário deve realizar uma análise dos resultados.

A KeySupport Consultoria recomenda que esta análise seja realizada pelo usuário responsável pelo Cadastro, assessorado, sempre que possível, por um profissional do Departamento Fiscal, e/ou do Jurídico em alguns casos.

Vamos sugerir aqui apenas algumas melhores práticas que devem sem seguidas neste processo de saneamento:

1. Bloqueie todos os registros de Clientes e Fornecedores que apresentarem restrições cadastrais na Receita Federal e/ou no Sintegra Estadual;
2. Observe os casos de exceção justificados, como por exemplo: uma empresa exclusivamente de Serviços, situação ATIVA na RFB, e com uma IE BAIXADA antiga pode ainda ser seu Fornecedor, pois se enquadra em situação de "não contribuinte do ICMS". Mesmo sendo um Cliente há a hipótese de venda de material para consumo próprio (maior alíquota do ICMS).
3. Observe sempre o uso correto do Código de Município do IBGE, a partir do endereço informado na consulta à Receita Federal para o CNPJ.
4. Quando houver mais de uma IE HABILITADA no Sintegra para um mesmo CNPJ, havendo dúvidas, consulte a parte envolvida, e a última palavra do Dep. Fiscal para decidir pela IE mais adequada.
5. Se preferir, havendo mais de uma IE HABILITADA para um mesmo CNPJ, compare a atividade econômica indicada em cada IE com o CNAE da Receita Federal para orientar a escolha adequada de uma IE HABILITADA.
6. Antes de gerar o arquivo de atualização da base origem, verifique todos os campos destacados no arquivo de retorno com alguma não conformidade, ou em branco, para orientar sua atualização.
7. Trate as não conformidades mais graves primeiro, como bloquear CNPJ INAPTOS segundo a RFB, e depois os demais casos para atualização da base, o que consiste em atualizar dados cadastrais segundo a Receita Federal, e incluir a IE e o CNAE, por exemplo.
8. Pode ser necessário abreviar campos de razão social e endereço antes de importar os dados oficiais. Utilize nosso KeyCad-abreviador para tratar os casos de padronização de abreviaturas quando os dados de atualização escolhidos excederem o limite de caracteres da sua base cadastral.
9. Higienização dos dados é um processo de adequação da formatação aos padrões do SPED. Os dados de RETORNO já foram higienizados pelo portal KeyConsultas-web.
10. O enriquecimento da base é possível a partir de dados adicionais fornecidos no RETORNO, como nome Fantasia, códigos CNAE secundários, cadastro no Sintegra, opção pelo Simples Nacional, SUFRAMA, etc.
11. Se decidir distribuir as tarefas em equipe, centralize a responsabilidade da gestão do resultado do saneamento.

Esta lista de recomendações não pretende alcançar todos os casos que mereçam a atenção do usuário, pois considerando o universo de nosso cenário fiscal em 27 Estados, isso seria impossível em poucas linhas.

IMPORTANTE: antes de solicitar a autorização de uma NF-e, especialmente em contingência, procure sempre consultar a situação cadastral do destinatário no Sintegra e na Receita Federal naquele dia, pois uma vez que haja a circulação da mercadoria (fato gerador) e o destinatário estiver INAPTO para a transação mercantil realizada, não será mais possível obter a autorização da correspondente NF-e emitida em Contingência daquela operação.

Análises para Saneamento Cadastral de CPF:

Para saber como proceder na análise para Saneamento de Cadastro de CPF, click aqui e considere nossas sugestões.