Após o saneamento do cadastro, o uso da base de dados precisa ser mantida em conformidade com o SPED ao longo das operações mercantis, pois a situação cadastral dos registros de Clientes e Fornecedores pode mudar nas 24hs seguintes à cada consulta realizada na Receita Federal ou Sintegra Estadual.

Ou seja, um cenário inicial de menor risco pode mudar no dia seguinte, logo, é necessário adotar procedimentos que permitam validar os dados dos registros regularmente, visando garantir que:

1. novos registros sejam inseridos no sistema sempre com dados oficiais e situação cadastral apta;
2. registros inativos, antigos ou bloqueados sejam consultados antes de sua reativação, e que;
3. registros existentes reflitam a real situação cadastral no momento de seu uso em uma operação mercantil.

A Governança dos processos do Cadastro exige uma validação dinâmica dos dados de Clientes e Fornecedores no momento de seu uso, cuja freqüência depende da janela de risco que o contribuinte admite em seu negócio.

• Risco ZERO: consultar diariamente todos os registros ativos do cadastro, o que pode ser inviável técnica ou financeiramente.
• Risco Mínimo: consultar a situação cadastral apenas dos registros usados nas transações do dia (pedidos aprovados dentro de 24hs). Depende do volume diário de transações (NFe emitidas, pedidos de compra, de venda, etc).
• Risco Moderado-1: consultar a situação cadastral apenas partir de um determinado valor da transação pouco antes da emissão da NFe.
• Risco Moderado-2: consultar a situação cadastral de lotes de registros ativos periodicamente (semanal ou mensalmente). Aqui já se assume algum risco fiscal.
• Risco Alto: quando o negócio não admitir qualquer janela de verificação superior à 24hs, com clientes e fornecedores eventuais, ou de risco, ou cujos registros no cadastro sejam muito antigos.

As soluções que oferecemos permitem implementar diferentes níveis de Governança nos processos cadastrais:

O uso Portal KeyConsultas-web

O Portal KeyConsultas-web é um recurso tanto para as consultas de saneamento integral da base cadastral, como também para consultas periódicas em lotes parciais, o que, se considerada uma janela curta entre as consultas em lote, é a alternativa mais simples para reduzir o risco fiscal de operar com Clientes ou Fornecedores em situação inapta.

Os registros são submetidos à consultas em um processo bath a partir de uma tabela de dados cópia da base cadastral original, cujos dados serão comparados com os resultados obtidos em consultas públicas on line.

O uso do Portal de Pré-cadastro

O uso do Portal de Pré-cadastramento, complementarmente ao Saneamento em lotes periódico, oferece suporte a pelo menos outros três processos muito comuns no dia a dia do ciclo de vida do cadastro:

• Entrada de NOVO registro cadastral de um Cliente ou Fornecedor;
• Atualização de um registro antigo ou há algum tempo inativo;
• Reativação de um registro que haja sido bloqueado anteriormente devido à situação cadastral inapta.

O Portal de Pré-cadastros trata dos processos de obtenção e validação de dados cadastrais em um ambiente web automatizado, e gera um arquivo de integração para que os dados sejam então importados para a base do ERP/CRM.

É uma opção para tratar estes processos fora do ERP/CRM quando a customização nestes sistemas de Gestão for inviável econômica ou tecnicamente.

O uso do Webservice de consultas automatizadas

Com o uso do KeyConsultas-webservice é possivel garantir uma Governança ampla dos processos de cadastro com risco mínimo, ou "risco zero", a partir da automação das consultas nos processos do ERP/CRM que estejam relacionados à alguma operação mercantil, como:

• Consulta situação cadastral do destinatário da NFe antes de sua emissão (ex.: na aprovação de pedidos);
• Consulta situação cadastral de fornecedores antes da cotação para fornecimento, ou do pedido de compra;
• Consulta situação cadastral de registro existente inativo, bloqueado, ou em atualização de dados. 
• Consultas para validar a chave do arquivo XML de NF-e recebidas de fornecedores;

Visite o menu Consultas via Webservice e o menu Portal de Pré-cadastramento, e saiba mais sobre nossas opções para a Governança dos processos do Cadastro, e perceba os benefícios de seu uso conjunto.