Todas as empresas obrigadas ao SPED (Fiscal, Contábil ou NFe) precisam adequar seus dados cadastrais aos padrões dos arquivos digitais que serão enviados às Secretarias de Fazenda dos Estados e à Receita Federal, especialmente após abril/2011 com a entrada da NFe 2.0.

O principal arquivo do SPED que registra cada transação comercial da empresa é a NFe, o que alimenta os registros da Escrituração Fiscal (EFD) e da Escrituração Contábil (ECD).

De modo geral, as Secretarias de Fazenda Estaduais verificam a existência de dados em campos obrigatórios e a sua estrutura, porém, desde 2010 elas começaram a fazer outras validações de conteúdo na NFe 2.0, como:

• A Validade do Certificado Digital do emissor;
• O cadastrado do Contribuinte como emissor de NFe;
• A existência dos campos obrigatórios do arquivo XML, e seu schema (versão);
• A numeração única da NFe (de 0 até 999.999.999) dentro da mesma série fiscal;
• Uso de código completo do item (NCM) e outras validações complementares da NFe 2.0;
• Validação do Código de Município (IBGE) contra a UF do endereço do CNPJ.
• Situação cadastral do emitente e do destinatário no Sintegra (novo!!!).

A partir de 2011 algumas Secretarias de Fazenda já começaram a DENEGAR a autorização de uso de NFe em que o emitente ou o destinatário apresentarem situação cadastral inapta na UF da entidade autorizadora.

A DENEGAÇÃO da NFe é uma evidência da tentativa de transação mercantil com uma parte que apresenta alguma irregularidade fiscal. Se o emitente consultar a situação cadastral do destinatário antes, ele evita este risco. Esta validação sempre foi prevista, e é realizada em operações dentro de vários Estados atualmente.

A partir de 2012 teve inicio a DENEGAÇÃO em algumas operações interestaduais, pela validação da I.E. do Destinatário, mas não há garantia de que tal validação se dê em todas as operações e entre todas as UF. 

O que ocorre é que a consulta da I.E. do destinatário em outra UF pode eventualmente não acontecer, e a NFe então será autorizada a partir das demais verificações na SEFAZ Origem.

Conclusão: o cadastro de clientes e fornecedores desatualizado pode implicar em registro de operações inconsistentes do ponto de vista fiscal e tributário junto à Receita Federal, especialmente em operações interestaduais, onde não a DENEGAÇÃO da NF-e pode não ocorrer. Operar com cadastro desatualizado implica em risco de autuações pelo Fisco, ou, no mínimo, prejuízos com apuração incorreta de créditos tributários.

Para manter seu cadastro de clientes e fornecedores atualizado e em conformidade com os arquivos do SPED, é necessário realizar periodicamente um processo de Saneamento de Cadastro, e adotar alguma melhor prática de governança nos processos cadastrais que reduza o risco de uso de registros inconsistentes durante a operação.

O processo de saneamento inclui tarefas regulares de Consultas sobre a situação cadastral dos registros nas bases oficiais, análise de dados para Saneamento, e Higienização dos dados a serem importados para sua base cadastral.

Veja nossos artigos sobre Consulta e Saneamento, e Higienização de dados, e entenda como estas tarefas de seu processo podem ser automatizadas através de nossos serviços.

Não deixe de conhecer também os benefícios de sanear conosco o cadastro de Clientes e Fornecedores.