Para realizar consultas cadastrais no Saneamento de Cadastro de Clientes e Fornecedores é preciso entender antes o que são bases oficiais e bases privadas, e a diferença entre os serviços providos a partir delas:
- VENDA DE INFORMAÇÕES CADASTRAIS: a partir de dados obtidos em bases privadas.
ISTO NÃO FAZEMOS!!! - AUTOMAÇÃO DE CONSULTAS CADASTRAIS PÚBLICAS: dados obtidos em bases públicas oficiais, “on line” e em “real time”. ISTO É O QUE FAZEMOS!!!
Leia nossas considerações abaixo antes de fazer a escolha do melhor serviço para seu projeto:
Bases Públicas de cadastro fiscal:
São aquelas bases de dados fiscais de serviços públicos disponibilizadas para o contribuinte pela internet, com atualização dinâmica da situação cadastral de Contribuintes das Secretarias de Fazenda Federal, Estadual e Municipal.
Nosso serviço de AUTOMAÇÃO DE CONSULTAS PÚBLICAS CADASTRAIS utiliza sites públicos oficiais como fonte de dados “on line” e em “real time“, como:
- RECEITA FEDERAL, SINTEGRA ESTADUAL, SIMPLES NACIONAL, SUFRAMA;
- PMSP, ANTT, Portal Nacional da NFe, etc;
- TST, CAIXA ECONÔMICA FEDERAL, eSocial e outras.
A responsabilidade da manutenção das informações disponíveis nas bases oficiais é dos órgãos governamentais que as mantém, e por isso o acesso aos dados é gratuito, e sua disponibilidade é mantida pelos órgãos responsáveis.
As SECRETARIAS DE FAZENDA recomendam que, antes de qualquer transação comercial entre contribuintes cujo fato gerador se caracteriza pela circulação de mercadorias, cada parte consulte a situação cadastral da outra parte.
- O Artigo 22 da LEI ESTADUAL nº 6.374/89 é a matriz legal do ICMS no Estado de SP, e vigora desde o surgimento do antigo ICM, que veio ao mundo jurídico com a Constituição de 1988 (Artigos 7º ao 22-A).
Esta recomendação previne cada parte de realizar operações que impliquem em risco fiscal, erros de apuração de créditos dos impostos, ou falhas nas obrigações assessórias decorrentes das transações mercantis (SPED Fiscal).
O Contribuinte deve guardar a cópia do Comprovante da Consulta que é uma cópia do arquivo HTML ou uma ficha em PDF obtidos a partir da tela de resposta do site oficial, como evidência da tarefa de consulta realizada (com data/hora).
Esta será a prova de que a situação cadastral foi consultada no dia, e antes da operação mercantil, o que é muito útil para apoiar um argumento de defesa importante perante uma eventual autuação do Fisco no futuro.
Bases Privadas de dados cadastrais:
As Bases Privadas atualmente disponíveis são muitas, e foram criadas para exploração comercial da informação cadastral.
A atualização dos dados em base privada é um processo batch com certa periodicidade a partir de uma multiplicidade de bases de dados de terceiros, fontes oficiais ou não, e é importante entender que esta base NÃO É SINCRONIZADA com a Receita Federal ou o Sintegra Estadual.
Logo, quando você consome um conjunto de dados de um registro, está obtendo os dados disponiveis coletados e mantidos naquela base em algum momento anterior e distante, e não no momento da sua consulta.
Exemplos mais conhecidos seriam empresas como SERASA, a BOA VISTA SERVIÇOS, SPC, e outras, além daquelas empresas que comercializam dados cadastrais para fins de campanhas de marketing e prospecção de vendas.
Estas bases têm seus registros alimentadas e atualizados por diversas fontes externas, algumas regionais, como:
- Cadastro de Bancos, Financeiras, utilities (gás, água, eletricidade), e outras empresas privadas;
- Algumas Juntas Comerciais regionais (não é base unificada, nem tem cobertura Nacional);
- Cartórios de Registro de Documentos, e de Protestos;
- Digitação de documentos, formulários web, etc. (sem confirmação de dados na entrada).
- Consultas anteriormente feitas em bases públicas cadastrais (não atualizado);
- Demais formas de aquisição de dados disponiveis em outras bases privadas, não necessariamente em conformidade com a legislação (LGPDP).
Além dos dados essenciais de cadastro algumas Bases Privadas oferecem serviços de enriquecimento dos dados, complementando informações não disponíveis nas bases públicas oficiais da Receita Federal e Sintegra, como por exemplo:
- Capital Social e relação de documentos dos Sócios (QSA completo);
- Dados de contato e telefone (sem confirmação de atualização);
- Casos de inadimplência, valores de títulos em protestos e cheques devolvidos (cartórios);
- Ranking de risco de crédito (métodos de análise do próprio provedor do serviço);
Ocorre que, se de um lado as bases privadas podem fornecer informações úteis e relevantes para enriquecer o seu cadastro, deve-se observar que a situação cadastral de modo geral não é atualizada diariamente, como acontece nas bases oficiais consultadas online, podendo haver defasagem de meses ou anos na sua atualização.
Utilize as Bases Privadas para complementar e enriquecer seu cadastro, ou reduzir seu risco em conceder crédito, mas não se recomenda seu uso para processos de Saneamento de Cadastro com enfoque fiscal.