A situação cadastral dos participantes em operações mercantis é volátil e pode ser alterada em 24hs por decisão da Receita Federal ou da SEFAZ Estadual, dependendo do cumprimento de obrigações fiscais ou acessórias.
O perfil das empresas, sua natureza juridica, porte ou segmento de atuação podem afetar o grau de risco de alteração da situação cadastral no dia a dia das operações mercantis.
Ou seja, uma operação sem risco fiscal hoje pode ser de alto risco amanhã, logo, é necessário adotar procedimentos que permitam validar os dados dos registros regularmente, visando garantir que:
- Novos registros sejam inseridos no sistema sempre com dados corretos e situação cadastral atualizada e apta;
- Registros existentes tenham a situação cadastral revalidada antes de uma operação mercantil, ou lançamento fiscal;
- Registros inativos, antigos ou bloqueados sejam revisados antes de sua reativação;
Uma boa Governança dos Processos cadastrais requer a validação dinâmica dos dados de Clientes e Fornecedores no momento de seu uso, cuja frequência depende da janela de risco que se admite para a operação:
- Risco ZERO: consultar diariamente todos os registros ativos do cadastro, o que pode ser inviável técnica ou financeiramente.
- Risco Mínimo: consultar a situação cadastral apenas dos registros usados nas transações do dia (pedidos aprovados dentro de 24hs).
Depende do volume diário de transações (NFe emitidas, pedidos de venda, etc). - Risco Moderado-1: consultar a situação cadastral apenas a partir de um determinado valor da transação pouco antes da emissão da NFe.
- Risco Moderado-2: consultar a situação cadastral antes de novas operações de venda admitindo uma janela de risco de poucos dias após uma validação recente anterior.
- Risco ALTO: quando o negócio não admitir qualquer janela de verificação superior à 24hs, mas há operação com parceiros cujos registros são muito antigos e sem validação recente.
As soluções que oferecemos permitem implementar diferentes níveis de melhoria na Governança dos Processos cadastrais de sua empresa.
A Gestão de Cadastros
Este processo envolve as tarefas que afetam a homologação de registros no dia a dia da operação, como:
- Entrada de NOVO registro cadastral de um participante (Cliente ou Fornecedor);
- Atualização de um registro de parceiro antigo ou inativo há algum tempo ;
- Reativação de um registro bloqueado no passado devido à situação cadastral INAPTA.
Os Sistemas de Gestão (ERP) de mercado em sua maioria não possuem qualquer automação de tarefas que suportam a homologação de registros cadastrais, como;
- Busca de dados cadastrais do CNPJ na base da RFB;
- Busca de situação cadastral na SEFAZ Estadual (ICMS);
- Opção pelo regime especial do Simples Nacional ou enquadramento no SIMEI;
- Existência de cadastro ativo do SUFRAMA.
- Obtenção de dados personalizados de contato operacional;
- Obtenção e guarda de documentos comprobatórios não públicos (contrato social, certificações);
- Análise de cada conjunto de dados e registro da tomada de decisão sobre o uso da informação.
Recursos envolvidos:
Criar telas customizadas no Sistema gestor (ERP) para automatizar as tarefas da Gestão de Cadastros não é viavel técnica nem financeiramente, e cria um alto custo de propriedade com impacto em atualizações futuras.
O nosso Portal PreCAD (portal de pré-cadastramento) é a melhor ferramenta de apoio para automação da Gestão de Cadastros, e sua integração com o ERP é mais simples, objetiva, e com menor custo de propriedade.
O Portal PreCAD oferece suporte completo para documentar a realização de cada tarefa necessária que resulta na coleção de dados de um registro cadastral homologado.
Saiba mais sobre o Portal PreCAD e como ele pode apoiar seu projeto de Gestão de Cadastros.
O Monitoramento Cadastral
No Monitoramento Cadastral os registros da base cadastral são submetidos à verificação dinamicamente ou em tarefas batch durante janelas operacionais, sempre antes de uma operação mercantil ou fato gerador do ICMS.
O que se verifica é a CONFORMIDADE FISCAL do dado disponivel na base, registrando-se as evidências da tarefa de verificação e da situação cadastral naquele momento.
O objetivo principal é gerar ALERTAS de NÃO CONFORMIDADE quando se identifica uma alteração relevante que implica em risco para a operação, como:
- CNPJ em situação BAIXADA na RFB;
- IE em situação NÃO HABILITADA;
- Cadastro SUFRAMA não está ativo;
- CNPJ não optante do Simples ou não enquadrado no SIMEI;
O Monitoramento Cadastral pode ser implementado de maneira integrada ao Sistema Gestor (ERP), ou ainda de forma Operacional pela exportação de dados para verificação com recursos externos.
O melhor método é pela criação de processos internos automatizados (RPA) com integração ao nosso Webservice de Automação de Consultas públicas cadastrais, resultando numa rotina dinâmica que gera as requisições de consultas via API a partir de eventos de negócio, como:
- Aprovação de novo pedido de VENDA a CLIENTE;
- Geração de novo registro cadastral;
- Alteração de registro cadastral existente na base;
- Recebimento de NF de Serviços de Fornecedor;
Uma vez realizadas as consultas cadastrais de interesse para cada evento patrocinador são feitas verificações simples que apontam a situação de conformidade ou não com as regras do negócio.
As NÃO CONFORMIDADES geram um ALERTA para promover uma ação corretiva que se antecipe ao risco operacional (denegação de NFe) ou Fiscal (fator gerador em andamento), sempre que possivel tratar a revisão cadastral, ou até suspender a operação em andamento.
Recursos envolvidos:
- Sistema Gestor (ERP): método dinâmico pela criação de RPAs que identifiquem os eventos de negocio que patorcinam as consultas;
- Sistema KeyConsultas-WSD: webservice recebe as requisições via API de automação de consultas cadastrais e retorna dados ao solicitante, ou;
- Portal KeyConsultas-web: método operacional de verificação de dados em massa para registros pré-selecionados no momento da verificação. Gera relatórios Excel para análise operacional e tomada de decisão para ação de prevenção ao risco fiscal e operacional.
O método dinâmico com RPA integrado via API ao webservice é a melhor forma, mas dependendo da operação é possivel também fazer por relatorio de consultas em massa.