A base de dados cadastrais deve atender à uma regra padrão de preenchimento de campos, o que evitará vários dos problemas de rejeição na validação de arquivos do SPED (NFe, Fiscal).
Nossos sistemas e serviços retornam dados que comporão o registro cadastral já higienizados e padronizados segundo estas regras dos arquivos SPED, que são estas:
- Uso de caracteres válidos em CAIXA ALTA (sem caracteres gráficos, acentuação, espaço duplo, inicial ou final);
- Campos numéricos sem máscara de edição, ou seja, somente números (ex.: uso de barras, pontos ou hífen no CNPJ ou CPF);
- Para código de registro de inscrições (CNPJ, IE, IM) seguir as normas do órgão regulador (Qde de caracteres);
- Código do Município deve ser o do IBGE (dado verificado na autorização da NFe, e na validação do SPED Fiscal);
- Separação de campos do endereço: logradouro, número, complemento, bairro, município, estado e CEP;
- Descrição de produtos com nomenclatura do Mercosul (NCM) conforme a classificação fiscal do item.
As regras de higienização garatem que os arquivos de dados do SPED serão pré-validados sem rejeição por conta da estrutura dos dados.
Apesar de algumas SEFAZ ainda permitirem o uso de caracteres especiais como ponto, cidilha, ou acentuação no XML de uma NFe, isso não significa que outros arquivos do SPED não tenham problemas, logo, a melhor pratica é a padronização.
De modo geral, o sistema validador dos arquivos do SPED NFe nas Secretarias de Fazenda não confirma a validade do conteúdo da maioria dos campos obrigatórios, mas no mínimo verificará se foram preenchidos conforme a estrutura de dados prevista para cada campo.
Isso implica que havendo dados com a estrutura esperada o arquivo pode ser validado, mas, se seu conteúdo estiver inconsistente ou em situação de não conformidade com a operação mercantil, haverá implicações em obrigações acessórias ou impacto de riscos fiscais.
Desde 2011 os controles do SPED começaram a ser ampliados e ficaram mais rígidos na medida em que algumas validações adicionais sobre o conteúdo de alguns campos foram implementadas pelas Secretarias de Fazenda Estaduais.
OBS.: Também temos um serviço de padronização de dados e de abreviaturas que pode ser utilizado em conjunto com a importação de dados externos em sua base cadastral. Saiba mais sobre a API do Abreviador KeyConsultas.