Os dados cadastrais obtidos de fontes externas podem eventualmente conter caracteres especiais (- . & / ç), acentuação e espaços duplos. Estes caracteres podem gerar falhas na validação de arquivos do SPED.
Além disso, o limite de caracteres permitidos para Razão Social pela Receita Federal pode ser superior a 150, que é bem superior aos limites das bases de sistemas comerciais, e dos arquivos SPED (60 caracteres).
1.1 Inscrição da Entidade (Matriz) – Eventos 101, 103, 105, 106, 107 e 110
O nome empresarial a ser cadastrado no CNPJ deve corresponder fielmente ao que estiver consignado no ato constitutivo da entidade, admitindo-se abreviações somente quando ultrapassar 150 caracteres.
fonte: Receita Federal do Brasil
Para resolver o problema da importação de dados externos criamos um serviço que padroniza os campos de dados do cadastro em conformidade com as regras de higienização do SPED, e também executa um tratamento de padonização de abreviaturas automatizado.
Utilizamos nosso exclusivo serviço da API do Abreviador para padronizar e abreviar campos de registros cadastrais a partir de um grupo de dicionários com mais de 8.500 termos, e a seleção de até 7 regras parametrizáveis de abreviatura.
Os seguintes campos são Padronizados, Higienizados e Abreviados pela API do Abreviador:
- NOME/RAZAO SOCIAL; FANTASIA;
- LOGRADOURO; COMPLEMENTO; BAIRRO; MUNICIPIO
Os seguintes campos são apenas Padronizados e Higienizados:
- CNPJ/CPF; NÚMERO do logradouro; CEP
São duas opções de uso do serviço de Padronização de Abreviaturas:
- O Portal KeyCad-abreviador: portal para processamento em lote de até 10.000 registros por Ordem de Serviço.
Normalmente utilizado como finalização do processo de Saneamento Cadastral.
Usuário define o uso de regras aplicadas no processamento e a meta de cada campo.
O resultado final gera dados para a importação na base do sistema cadastral. - A API do Abreviador: API disponível via webservice para integração com sistemas de cadastro externos.
Utiliza REST/JSON, e é um serviço contratado por assinatura anual, ou mensal.
Seleção de regras de abreviatura e de dicionários customizados exclusivos se dá pela requisição ao serviço.
O Webservice do Abreviador pode ser usado em conjunto com nosso Webservice de automação de consultas cadastrais, sempre que os dados obtidos ultrapassam os limites de caracteres da base cadastral.
Consulte-nos sobre a modalidade de contratação que melhor atenderá sua demanda.
Regras Gerais para Abreviaturas
Não existem regras oficiais para padronizar abreviaturas, então seguimos algumas melhores práticas:
- Não abreviar palavras com menos de 5 letras, exceto quando seu uso é regulamentado, por ex.: São = S, Dom = D, Rua = R
- Reduzir os caracteres na palavra até o limite que não prejudique seu significado no contexto de uso, e nunca para menos de 3 letras.
- Palavras abreviadas são terminadas geralmente em consoantes, exceto em casos de senso comum ou uso regulamentado, por ex.: DRA, STO, DEPTO
- Abreviaturas não tem gênero feminino nem plural, exceto quando fizer sentido no contexto de uso, e então terminam em “A” ou “S”, por ex.: DRA, PROFA.
- Abreviar da direita para a esquerda na palavra, exceto em casos de uso comum ou padronizado, por ex.: Departamento = DEPTO
- Manter abreviaturas de domínio público, ex.: Mensagem = MSG, Marketing = MKT
- Nunca abreviar NOME PROPRIO das pessoas. Nomes do meio são reduzidos à primeira letra se necessário, por ex. João Paulo Antunes da Silva = JOAO P A DA SILVA
