O Saneamento Cadastral feito na base de Clientes e Fornecedores é uma melhor prática que visa antecipar riscos fiscais e deve ser feito ao menos uma vez por ano.

A análise de dados obtidos no saneamento cadastral permite:

• Avaliar a qualidade dos dados disponíveis e dos processos de cadastro;

• Planejar melhorias nos processos cadastrais a partir das impressões obtidas.

• Identificar registros inaptos para operações mercantis com antecedência;

• Atualizar dados de parceiros comerciais de forma planejada e periódica;

• Carga de base de dados com qualidade na migração de sistemas de gestão (ERP);

Consulte-nos sobre o escopo de nosso serviço e conte conosco para melhorar a sua Governança de processos de negócio.

O Saneamento Cadastral é apenas o primeiro passo para avaliar a qualidade dos dados cadastrais disponíveis na sua base, e que nos permite planejar outras ações importantes.

São três os processos de melhoria da Governança de processos do cadastro:

• Saneamento Cadastral em massa: análise em massa da situação cadastral de registros ativos.

• Gestão de Cadastros: criação de registros novos e revisão de existentes, passando por critérios de homologação que incluem análise de documentos e de situação cadastral fiscal.

• Monitoramento Cadastral: verificação dinâmica da situação cadastral antes de operações mercantis, gerando alertas de não conformidade para riscos fiscais.

O Saneamento de Cadastros melhora a qualidade dos dados apenas em um momento inicial do ciclo de vida da base cadastral, mas não garante esta qualidade no futuro.

É necessário implementar os outros dois processos para que se alcance a manutenção da qualidade da informação disponível na base de forma dinâmica.

Cada um desses processos tem uma solução de serviços atendidos pela KeyConsultas Sistemas e a KeySupport Consultoria, e pode ser implementado na exata medida de sua necessidade.

Ao menos uma vez por ano é recomendável fazer uma análise em massa da situação cadastral da base ativa de Clientes e Fornecedores, visando identificar alterações cadastrais relevantes e atualizar a base do seu sistema gestor (ERP).

O perfil e o porte dos participantes em suas operações comerciais pode sugerir maior ou menor risco de alterações cadastrais, o que pode exigir verificações regulares da situação cadastral em períodos menores.

Historicamente, a situação cadastral é mais volátil para parceiros de porte Microempresas ou Empresários Individuais que para empresas maiories.

O ideal, contudo, não é fazer apenas o saneamento cadastral apenas uma vez por ano, pois a situação cadastral da base de clientes pode ser alterada no curto prazo antes de ocorrer uma operação com aquele determinado registro.

Por isso sugerimos, além do saneamento cadastral, que seja adotado o Monitoramento Cadastral como melhor prática que mantém alertas e alteração cadastral de forma dinâmica.

No Saneamento Cadastral o processo de avaliação da situação de cada registro é baseado numa análise combinada de dados da situação na RFB com a SEFAZ Estadual (Sintegra) e até de Optante Simples Nacional e enquadramento no SIMEI. Mas isso é feito com uma metodologia aplicada a uma massa de registros, e não individualmente.

Na Gestão de Cadastros a análise para homologar um registro cadastral novo ou revisar um registro existente o responsável pela tarefa trata registro por registro, numa análise mais detalhada, contando com a participação do representante da outra parte interessada neste processo (Cliente ou Fornecedor) para esclarecer dúvidas e eventuais não conformidades fiscais encontradas.

O método de análise da situação cadastral (fiscal) na prática é o mesmo, porém, o objeto da tarefa em um caso é uma massa de dados e em outro é apenas um registro por vez.

Além disso na gestão de cadastros há informações solicitadas que não são obtidos de forma pública, como o contrato social, formulários de qualificação, dados de contatos e outros que não se inclui no Saneamento Cadastral.

Primeiramente identifique os registros com situação cadastral INAPTA na Receita Federal (RFB) ou INAPTA para operações com ICMS, bloqueando futuras operações com estes parceiros de negócios.

Passe agora para os casos de CNPJ ATIVO na RFB, e atualize os que são "não contribuinte do ICMS" e não possuem Inscrição Estadual (ISENTOS).

Em seguida atualize os casos de CNPJ ATIVO na RFB e IE HABILITADA na SEFAZ Estadual, pois eles definem e a Inscrição Estadual (IE) a ser adotada no registro.

Você também poderá comparar outros dados obtidos nas bases oficiais com os dados da sua base e revisar informações como nome, razão social e endereço fiscal como consta na Receita Federal ou SEFAZ Estadual.

Enriqueça seu cadastro com dados relevantes que possam melhorar a qualidade da sua base, como códigos CNAE principal e secundários, cadastros complementares no Suframa e no Sintegra, situação de Optante pelo regime especial do SIMPLES e SIMEI, etc.

Certifique-se que os dados da tabela final de atualização estejam higienizados, ou seja, dentro dos padrões exigidos pelo SPED (já geramos os dados assim), e selecionando os campos de interesse, providencie a atualização da sua base de dados.

Não se esqueça de conferir os limites de caracteres dos campos de dados da sua base cadastral, e, caso seja necessário, conte como nosso serviço de padronização de abreviaturas.

Esta situação é bem comum e ocorre normalmente por conta de alguma pendência no recolhimento do ICMS ou obrigações acessórias da parte do Contribuinte.

Por isso recomenda-se sempre consultar as duas bases oficiais antes de iniciar um fato gerador em operações mercantis (emissão de NFe e circulação da mercadoria).

Exceção: Uma empresa atualmente operando apenas com Serviços, mas que algum dia operou como revenda de mercadorias, por exemplo, pode apresentar uma IE BAIXADA na SEFAZ Estadual (mais antiga), e nesta hipótese a empresa pode ser considerada "não contribuinte do ICMS", e não se utiliza aquela IE BAIXADA no seu cadastro.

O caso de situação cadastral BAIXADA do CNPJ na Receita Federal e ainda IE HABILITADA na SEFAZ Estadual pode também acontecer por conta de certa defasagem na atualização das bases oficiais entre Governo Federal e Estadual.

Uma pessoa jurídica pode iniciar pedido de baixa da empresa na RFB e depois dar andamento na baixa na SEFAZ Estadual, o que, a depender dos prazos de atendimento da solicitação, ou se é alteração de ofício, acaba criando uma defasagem na atualização dessas bases.

Consultar a situação cadastral do CNPJ na RFB e da IE na SEFAZ Estadual ainda é a melhor prática para evitar operar com participantes inaptos e evitar a DENEGAÇÃO da NFe.

Bem, neste caso a NFe será DENEGADA pela SEFAZ Autorizadora e, se for Contribuinte do ICMS somente o seu Cliente poderá resolver a situação junto à SEFAZ Estadual dele.

Se a operação for interestadual, há ainda o risco da sua NFe pode ser autorizada pela SEFAZ de origem caso falhe a comunicação com a base da SEFAZ Destino da NFe.

Isso implica em infração fiscal passível de multa, e se um posto fiscal verificar esta situação em trânsito haverá a apreensão da mercadoria.

Mas há exceções que devem ser validadas pelo seu Dep. Fiscal: se o Cliente já operou como revenda ou fabricante de mercadorias, logo, foi Contribuinte do ICMS, mas atualmente atua exclusivamente com SERVIÇOS, ela terá uma IE BAIXADA com data anterior.

Neste caso corrija o seu cadastro e emita nova nota com participante ISENTO sem usar a IE BAIXADA no XML.

Tenha atenção especial com os registros em Regime Centralizado de Apuração do ICMS, onde a IE HABILITADA a ser usada é a do estabelecimento CENTRALIZADOR para todas os demais estabelecimentos CENTRALIZADOS, poisa IE destes estarão BAIXADAS.

IMPORTANTE: A SEFAZ Estadual sempre alerta, entretanto, que omitir ou alterar a Inscrição Estadual quando o destinatário for Contribuinte do ICMS configura infração à legislação tributária vigente, passível de sansões administrativas e multas.

Bem, neste caso também não há o que fazer, pois uma NFe da mercadoria seria DENEGADA quando este Fornecedor solicitar a autorização de uso da NFe na SEFAZ de origem.

E se ele tentar lhe entregar mercadoria com DANFe emitido em Contingência (FS/FS-DA) sua empresa não deve receber a, pois há o risco de não existir posteriormente o XML desta NFe devido à situação cadastral do Fornecedor estar NÃO HABILITADA para operações mercantis.

Mas se este Fornecedor agora for exclusivamente de SERVIÇOS (veja CNAE no cadastro do CNPJ) ele não é contribuinte do ICMS, e isso significa que ele não emite NFe Mercantil, ou seja, não revende nem fabrica mercadorias, mas apenas presta serviços.

Após certificar-se do CNAE de serviços você pode mantê-lo em seu cadastro como ISENTO no campo da IE, pois as únicas notas que ele emitirá contra sua empresa serão de Serviços.

IMPORTANTE: A SEFAZ sempre alerta, entretanto, que omitir ou alterar a inscrição estadual quando o destinatário for Contribuinte do ICMS configura infração à legislação tributária vigente, passível de sansões administrativas e multas.

A maioria dos sites responde algo como "Contribuinte/CNPJ não cadastrado no Estado", ou "CNPJ não encontrado" para os casos em que o CNPJ não constar na base de dados da SEFAZ Estadual consultada.

Existe ainda o caso da SEFAZ RJ que simplesmente não responde nada na tela de consulta de situação cadastral quando o registro não consta em sua base de Contribuintes.

Na maioria dos casos trata-se de Contribuinte ISENTO do ICMS, mas pode haver exceções como processo de atualização em curso (empresa alterando sua atividade econômica), ou casos de não atendimento à uma obrigatoriedade fiscal recente para a qual ainda não se solicitou uma IE, ou baixas de ofício por alteração da Legislação Estadual.

Mas solicitar Inscrição Estadual é um ato administrativo obrigatório do Contribuinte que vai operar com atividades acobertadas pelo ICMS, ou seja, se ele não solicitar à SEFAZ ele não terá a IE. Ocorre de a SEFAZ emitir inscrição estadual de oficio ou baixar de ofício para Empresários Individuais (MEI), mas nem sempre é assim.

O que recomendamos: para considerar um CNPJ ISENTO que esteja sem cadastro de IE é necessário conferir o CNAE da atividade econômica (principal e outros) segundo consta no cadastro do CNPJ na Receita Federal e verificar se não se trata de atividade obrigada ao ICMS que exige Inscrição Estadual segundo. É apenas esta verificação que confirma a situação de obrigatoriedade ou não de IE HABILITADA.

Esta situação pode ocorrer em pelo menos 15 SEFAZ atualmente por diversos motivos, normalmente por questão de apuração de ICMS em operações distintas, ou por algum benefício fiscal concedido para aquele Contribuinte.

Nestes casos recomendamos que a área administrativa do participante do cadastro esclareça qual deve ser a IE a ser adotada para a operação comercial que sua empresa manterá com este Cliente ou Fornecedor, e valide esta decisão com seu DEP. Fiscal.

Sempre verifique a situação cadastral de cada Inscrição Estadual antes de fazer a escolha.

Estes fornecedores de dados cadastrais para análise de crédito operam normalmente com uma base de dados privada, que costuma apresentar certa defasagem em relação à situação cadastral nas bases oficiais (meses a anos).

Apesar dos dados complementares da Junta Comercial, e outras informações que enriquecem a qualidade de seu cadastro, estas bases privadas não garantem sincronismo com os dados das bases oficiais da Receita Federal e da SEFAZ Estadual, por exemplo.

Isso significa que há o risco de uma empresa constar com situação cadastral apta na base privada, e estar SUSPENSA no Sintegra, por exemplo.

Para assuntos relacionados com governança fiscal prefira a consulta às bases oficiais on-line e em real-time, no momento em que sua operação exigir. É como fazemos.